E-arşiv, e-faturaya nasıl geçerim ?

• 1. Sisteminizi doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sistemine entegre ederek uygulamaya dahil olabilirsiniz. Bu biraz zor bir yol. Çünkü GİB’in istediği kriterleri sağlamalı, (detaylarına aşağıda değindiğim) sertifikasyonlarınızı tamamlamalısınız. Ama imkansız değil tabii sonuçta. Milyonlarca müşteriniz varsa, her ay milyonlarca veya yüzbinlerce fatura kesiyorsanız bu yolu değerlendirebilirsiniz.
• 2. İkinci yol, GİB tarafından yetki verilmiş, ‘e-Arşiv Özel Entegratörü’ olarak adlandırılan, hizmet sağlayıcı bir şirket aracılığı ile e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmak.

e-Arşiv uygulamasını, bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanmak

Bu yöntem, kendi bilgi işlem sistemi 7/24 çalışan, yeterli yazılım ve teknik donanıma sahip olan mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasına kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden dahil olabilmelerine imkan sağlıyor. Bu yöntemi kullanmak isteyen mükelleflerin, TS-ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı, ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı, TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi belgelerine sahip olmaları ön koşul. Bu belgeleriniz varsa, bilgi işlem sisteminin fatura/rapor oluşturma, imzalama/onaylama, zaman damgası kullanma, faturaların iletilmesi ve aktarılması ile ilgili işleyişini açıklayan Bilgi İşlem Sistemi (BİS) raporunu Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunmaları gerekiyor. Mükellefin sisteminin e-Arşiv uygulaması ile entegre olarak çalışabileceğine dair denetimlerden geçebilmesi halinde, mükellefler e-Arşiv uygulamasını, sisteme entegre olarak kullanmaya başlayabiliyorlar. Biraz zorlu bir süreç olsa da, gerek sisteminizin entegrasyonu, gerekse ilgili sertifikasyon belgelerinin alınması konusunda İnnova danışmanlık vererek bu süreçte yardımcınız olabilir.
 

e-Arşiv Özel Entegratörü aracılığı ile uygulamayı kullanmaya geçmek

Yukarıda saydığımız belge ve raporlamaları sağlayan, gerekli denetimlerden geçerek, sistemlerinin ve altyapılarının e-Arşiv uygulamasına uygun olduğu ve başka mükelleflere bunu hizmet olarak sunabileceği Gelir İdaresi Başkanlığı’nca onaylanan aracı kurumlar “e-Arşiv Özel Entegratörü” olarak isimlendiriliyorlar. Gerekli teknik gereksinimleri bu şirketler zaten sağladığı için, Özel Entegratör’den hizmet alacak mükelleflerin sadece kendi sistemlerini Özel Entegratör’ün sistemi ile konuşabilir hale getirmeleri yeterli oluyor.
 

Mükellef şirketin kullandığı SAP, Oracle, Logo, Netsis, Mikro ya da başka bir muhasebe veya kurumsal kaynak planlama uygulamasının fatura verilerini CSV, XML, JSON vb. bir dosya formatında offline dosya olarak çıkarabilmesi (export edebilmesi) yeterli. Gerekli ayarların yapılmasının ardından, ERP sisteminin dışarıya çıkardığı bu fatura dosyaları, sanki faturayı yazıcıya gönderiyormuş gibi, kolaylıkla Özel Entegratör’ün sistemine aktarılarak e-Arşiv Fatura uygulamasına kaydedilmiş oluyor.